檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。而今天小編為大家介紹一種RFID技術(shù)的管理應(yīng)用。
大家設(shè)想成自己是一名從業(yè)檔案管理人員， 現(xiàn)有傳統(tǒng)人工管理和智能管理系統(tǒng)兩種方案，您會怎么選?
或許為節(jié)約成本考慮您會采用傳統(tǒng)人工管理方式，檔案數(shù)量不多時采用傳統(tǒng)人工管理方式還能行得通，但數(shù)量一多傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突。據(jù)了解，檔案管理領(lǐng)域都曾出現(xiàn)這樣狀況：使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學(xué)、對失效檔案管理滯后等問題。
如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷?
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。RFID技術(shù)作為一種新興的識別、物資追蹤、生產(chǎn)自動化控制、倉儲管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。隨著RFID技術(shù)的日益成熟，使得將RFID應(yīng)用檔案管理中，有其借鑒性和可行性。
【案例】興業(yè)銀行采用RFID檔案管理應(yīng)用解決方案
基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID功能的RFID標(biāo)簽、通道門、手持終端、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID讀寫設(shè)備的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫;RFID手持終端是管理員進行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。
1)人員管理： 對于館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。
2)物品管理：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。
在庫房檔案盤點時，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進行庫內(nèi)盤點。達到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。
檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現(xiàn)場核對，使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
同樣利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細(xì)信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案rfid標(biāo)簽，然后掃描貨架儲位標(biāo)簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。
當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時， 我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。 庫管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式RFID 閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。 登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經(jīng)過才不會報警。
歸還時的工作流程一樣， 需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。
在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務(wù)，檢測服務(wù)通過通道門實時讀取標(biāo)簽號，把讀取到的標(biāo)簽號在待出庫標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標(biāo)簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。
智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用價值
依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。
借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。
智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館。
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